با چه راهکارهایی زمان خود را مدیریت کنیم؟

یکی از مشکلات و درگیری های مردمان امروز، مدیریت زمان برای رسیدگی به تمام امور است. همواره با افرادی رو به رو می شویم که دچار کمبود وقت هستند و شاکی از اینکه به کارهای روزمره خود نمی‌رسند. کمبود وقت مشکلی نیست که قابل حل نباشد ولی احتیاج به مدیریت و برنامه‌ریزی دقیق دارد که البته باید به آن پایبند بود تا به راحتی از عهده تمام کارها برآمد. 
برای این مهم احتیاج به رعایت چندین راهکار مدیریت زمان داریم که با هم نگاهی به آنها می‌اندازیم. 

راهکار مدیریت زمان:
1) تحلیل درست 
اولین راهکار برای مدیریت زمان این است که تحلیل خوبی داشته باشیم. مثلاً برای چند روز، طبق روال همیشه، کارها و وظایفمان را انجام دهیم و مقدار زمانی که صرف می کنیم را یادداشت کنیم. در آخر روز، میزانِ وقتی که برای هر کدام از کارها صرف کردیم و حتی از نظر درجه اهمیت آن، دقیق مورد بررسی قرار دهیم.
 به این صورت می‌توان به اشتباهاتمان پی ببریم. 

2) عاقبت گرایی :
یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان عاقبت گرایی می باشد. یعنی وقتی نتیجه کاری مشخص و معلوم باشد، بدون اتلاف وقت و صرفاً فقط برای رسیدن به آن نتیجه مورد نظر به سراغ آن کار خواهید رفت و از انجام کارهای زائد و بیخودی دوری می کنید. مثلا اگر قرار است برای امضاء نامه ی اداری؛ رئیس را ببینید، صرفاً جهت انجام این کار وارد دفتر ایشان شده و از اتلاف زمان با صحبت‌های بیخودی با منشی و حتی رئیس خودداری کنید. 

3) تعیین وقت :
تکنیک دیگر مدیریت زمان تعیینِ محدودیت برای کار مورد نظر است. مسلماً همه ما می دانیم کار مورد نظرمان با در نظر گرفتن تمام جوانب چقدر طول می کشد. پس بهتر است همان را در نظر داشته و با تعیین مقدار و ساعت انجام آن، به سرعت و به راحتی برایش اقدام کنیم. 

4) تنظیم هفتگی یا ماهانه ی کار ها:
بهتر است برای مدیریت زمان، برای هر کاری مثل قرارهای کاری و یا مطالعه و حتی به طور مثال پرداخت اقساط و سفرها و.... برنامه مشخصی داشته باشیم و بر اساس اولویت طبقه بندی کرده و از هدر رفتن وقت و زمان جلوگیری نماییم. 

5) داشتن برنامه ی منعطف:
کاملاً واضح و مشخص است که بعضی از کارها را نمی توان از اول ماه و هفته مدیریت کرد و درجه بندی بعضی از کارها بر اساس اولویت به دوم سوم و بالعکس ممکن است که تغییر کند. در این جاست که بهتر است ما برای هر روز یک برنامه با انعطاف بیشتر داشته باشیم ولی یادمان نرود که برنامه ماهانه و هفتگی در درجه اول اهمیت است. از ویژگی‌های بارز داشتن برنامه روزانه و هفتگی و حتی ماهانه این است که اگر بنا به دلایلی یکی از آنها دچار مشکل شد، ما برای بقیه روز دچار بلاتکلیفی نشده و سریع برنامه دیگری را جایگزین می کنیم.

6) تهیه لیست کارهای انجام شده:
برای اینکه مدیریت بهتری روی زمان داشته باشیم، شایسته است که لیست و گزارش از کارهای انجام شده، تهیه کنیم تا در پایان هفته و یا ماه عملکرد را بررسی کرده و متوجه بشویم که در انجام کدام کارها توانایی بهتری داریم و کدام یک به تعویق افتاده تا در جهت انجام آن برآییم. 

7) بهترین زمان برای انجام مهمترین کارها:
 اگر توجه کرده باشید، همیشه اول صبح که سرحال تر و پر انرژی تر هستیم، برای رسیدگی به کارها و حتی مطالعات تخصصی و قرارهای کاری دقت بیشتری داریم. 
در نتیجه پیشرفت و بازدهی بهتری خواهیم داشت و همین باعث می شود که وقتی روز به نیمه می رسد، شما مقدار کار بیشتری انجام داده و به بقیه کارها نیز راحت تر می رسید. 
8) نداشتن تمرکز کافی :
بارها دیده شده که کاری را انجام می‌دهیم ولی چون در زمان انجام آن تمرکز و دقت لازم را نداشته ایم، این کار به مشکل خورده و بارها مجبور می‌شویم از ابتدا به انجام آن کار بپردازیم. بهترین روش برای داشتن تمرکز و تکنیک در مدیریت زمان این است که تمام عوامل مزاحم را پیش از شروع کار حذف و هر چیزی که باعث حواس پرتی ما از کار اصلی می‌شود، از همان ابتدا به طور کامل از بین ببریم. مثلاً در زمان مطالعه تلفن خود را به طور کامل از برق کشیده و حتی خاموش کنید یعنی حتی در حالت سکوت هم نباشد. 

9) عدم انجام چندین کار به صورت همزمان :
ضرب المثلی داریم که می گوید: با یک دست چند هندوانه نمی شود برداشت. 
اگر دوست دارید مدیریت بهتری روی زمان داشته باشید، بهتر است که چند کار را با هم و در یک زمان انجام ندهید چون تمرکز کافی را برای کار از دست می‌دهید و همین امر باعث بروز مشکلاتی در حین انجام آن شده و حتی مجبورید چندین بار تکرار کنید تا به نتیجه مطلوب برسید. در این صورت انرژی و وقت خود را از دست می دهید. 

10) عدم استفاده از کلمات شرطی در انجام کارها:
نگویید اگر این کار امروز انجام شود، به عیادت دوست میروم. بلکه بگویید این کار حتماً انجام خواهد شد و من به عیادت نیز می روم. 
متاسفانه این علامت شرطی و حتی استخاره ای، باعث از بین رفتن زمان می‌شود و استفاده درست و بجا از کلمات در فکر و ذهن شما باعث انجام آن کار حتی در زمان کمتری خواهد شد.

11) ایده آل گرا نباشید :
بهتر است بدانید که هیچ زمانی ایده‌آل رخ نمی‌دهد و ابدا هیچ ایده آلی وجود ندارد. زیرا برای ایده‌آل سقفی نمی‌توان قائل شد و هر زمان که شما ادعا کنید که کاری را ایده آل انجام داده اید، مطمئن باشید از آن بهتر هم می‌توان انجام داد. 
پس بهتر است به جای آن به فکر کمال گرایی باشید. یعنی با تمام توان و قدرت و به طور کامل، کاری را انجام دهید و زمانی که از انجام آن مطمئن شدید به سراغ کار بعدی بروید. 
ولی دچار وسواس ایده آل گرایی نشوید چون در این صورت یک کار هم در روز به انجام نخواهد رسید. 

12) به جزئیات بیش از حد بها ندهید:
 زمانی که صحبت از اولویت برای برنامه ریزی روی کارها صورت می گیرد، متاسفانه آنقدر به جزئیات می‌پردازیم که هدف اصلی در حاشیه قرار می‌گیرد و ما را از اصل موضوع باز می دارد. 

13) به خودمان استراحت بدهیم:
معمولاً بعد از ۹۰ دقیقه فعالیت، ذهن احتیاج به استراحت پیدا می‌کند و دچار خستگی می‌شود. پس باید برای استراحت خودمان هم برنامه ریزی کنیم و مدیریت زمان هیچ وقت تبدیل به بیکاری نشود زیرا اگر استراحت کافی و به اندازه نداشته باشیم، تمرکز روی کار کم شده و عملا خستگی باعث مانع پیشرفت کار میشود. 
پس بعد از ۹۰ دقیقه کار بهتر است یک ربع استراحت داشته باشیم. 

14) استفاده بهینه از زمان های انتظار:
 قسمتی از زمان ما در انتظار، سپری و تلف می شود. مثلاً انتظار برای رسیدن اتوبوس و انتظار در نوبت دکتر، آرایشگاه و.... که اگر جمع بندی کنیم، تمام لحظات آن را به خوبی متوجه می شویم که چقدر عقب افتادیم. 
پس بهتر است از آن به خوبی بهره ببریم. 
توصیه ما برای شما در این لحظات مطالعه است که در راستای یادگیری و آموزش خودتان می باشد.

15) زمان خود را صرف شبکه‌های مجازی نکنید :
رعایت بند یک نشان می دهد که چقدر از زمان خود را صرف شبکه‌های مجازی می کنید. پس بهتر است وقت معینی را اختصاص دهید تا بیش از حد درگیر این صفحات نشوید. 

16) کنار گذاشتن و ترک کردن تعارف:
باتمام خصایص خوب ولی یکی از مشکلات جامعه، خصوصاً ایرانی‌ها،  این است که عادت به تعارف کردن داریم. چه بسا که در آن افراط هم می‌کنیم. حتی گاهی حاضریم برنامه و هدف هایمان را رها ولی از تعارف خود کم نکرده و آن را زیر پا نگذاریم. 
باید مهارت نه گفتن و نشنیدن را پیدا کنیم تا به مدیریت زمان برسیم. 

17) ورزش فراموش نشود: 
همیشه شنیده ایم که می گویند : "فکر سالم در بدن سالم"
یعنی اگر به سلامتی خود اهمیت بدهیم، می‌توانیم با ذهنی بازتر و بدنی سالم تر، کارها و زمانی که به آنها اختصاص داده‌ایم را مدیریت کرده و همیشه شاداب باشیم. 
پس سعی کنیم روزانه یک ربع به ورزش بپردازیم. 

18) خواب خوب داشتن:
اصلا لزومی ندارد برای انجام دادن و مدیریت زمان، از خواب و خوراک خود بزنید. زیرا مدیریت کردن زمان به این موارد نیست بلکه در درست انجام دادن آنهاست. پس تا میتوانید استراحت کنید و بدون فشار و بر اساس عقل به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان در کارها برسیم.

19) ثبت تغییرات :
تمام نکات و بندهایی که تا به اینجا گفتیم، مطمئناً با یک یا چند روز قابل اجرا نیست و احتیاج به زمان و صرف وقت دارد. شما باید به این تغییرات و انجام آن عادت کنید. بهتر است که این تغییرات را یادداشت کنید تا انگیزه بیشتری برای بهتر انجام دادن آن داشته باشید. 

20) بار دیگر به بررسی زمان بپردازید:
لازم است که در اینجا به تحلیل زمان رسیده و اگر مانند بند اول تغییری دیدید، آن را ثبت کنید. 
حالا مطمئن هستید که در مسیر پیشرفت قرار دارید. ولی اگر احساس کردید که هنوز به تغییر احتیاج دارید، خود را سرزنش و عقب‌نشینی نکنید. زیرا شما قدرت تحلیل زمان و زندگی را به خوبی پیدا کرده اید و اولین قدم در مسیر پیشرفت را برداشته اید. 

نتیجه گیری :
به نظر شما این موارد تا چه اندازه به شما برای رسیدن به هدف ها و برنامه های مورد نظرتان کمک خواهد کرد؟ 
چقدر پایبند به این تکنیک ها و راهکار مدیریت زمان خواهید بود تا زمان و وقت خود را مدیریت کنید؟ در کنار تمام این موارد ذکر شده باید از محصولات و وسایلی که در پیشبرد این مهم کمک می کند، دیدن کرد و با انتخاب صحیح و درست یک قدم بزرگ در رسیدن به موفقیت برداریم. 
وسایل و لوازمی مانند یک ساعت دیواری و خرید از یک جای امن و مطمئن و با تنوع زیاد، شما را در رسیدن سریعتر به این هدف یاری خواهد کرد.